Seguramente esto te suena, ¡No tengo tiempo para nada!, ¡Me faltan horas al cabo del día!, ¡Llevo una semana con esto, y esta todavía está pendiente…!, ¡Mañana tengo que ir…, tengo una reunión y no llego!
Verdad que alguna de estas situaciones te son familiares, pues hay que tener en cuenta la siguiente cuestión “Estar ocupado no es lo mismo que ser productivo”, y al final del día cuando dejamos de estar ocupados, nos damos cuenta que no hemos sido productivos, que no hemos hecho esa llamada que teníamos que haber hecho, o que no hemos confirmado esa cita importante que teníamos pendiente desde hace unos días.
Cuando hablamos de productividad lo equiparamos a estar ocupado con muchas tareas a la vez y una agenda sobrecargada a diario, lo que nos provoca esa sensación de agobio y estar saturad@s de tareas que se acumula en el día a día y a las que no vemos como darle fin.
“Estar ocupado no es lo mismo que ser productivo” Hacer varias cosas a la vez NO ES PRODUCTIVO
Si existe una estrategia que marcó un antes y un después en mi negocio, fue la aplicación de estas sencillas pautas, las cuales no solo me ayudaron a ser más productivo, además me ayudaron a obtener mejores resultados y una mejor calidad de vida.
Y ahora voy a contártelas.
1ª) Organízate: Ser organizado es la principal de estas pautas, no solo para nuestro trabajo o actividad laboral sino en nuestra vida diaria, nos permitirá ver y poder controlar el tiempo de trabajo y como lo distribuimos, para poder aprovecharlo al máximo y ser más productivos.
Una simple agenda es un medio muy útil, nos permite crear una lista diaria de tareas y marcar unos tiempos, créate listas, las listas son de gran utilidad en tareas grandes o proyectos con varias fases de desarrollo, una herramienta que uso a diario junto con mi agenda en papel es Outlook, permite disponer de una agenda/calendario en el que incluir mucha más información que en una agenda tradicional, la utilidad de tareas que permite controlar las tareas pendientes, además de la agenda de contactos y el correo.
Clasifica la importancia y prioridad de las tareas, saber priorizar la urgencia o importancia de las distintas tareas a desarrollar nos permitirá centrarnos en las más importantes y urgentes.
El libro los 7 abitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey hace una división en cuatro bloques, para dividir la importancia de las tareas:
- Importante/ Urgente.
- Importante / No Urgente.
- No Importante / Urgente.
- No Importante / No Urgente.
Esta pequeña división en 4 bloques nos permiten, simplificar nuestra agenda diaria, para poder centrarnos en lo Importante / Urgente, que es donde centraremos nuestros esfuerzos.
¿Pero como planifico mi día a día?, en este punto, tendremos que priorizar y ser objetivos con los tiempos.
Aquí te puedo decir que en mi caso tarde un mes en descubrir, que combinación de las 4 pautas de Stephen Covey, eran con las que más a gusto me sentía y que mejores resultados me aportaban, incluso para agendar tareas hay que medir los resultados.
Es importante elegir las tareas que vas a realizar cada día, fija un objetivo y cúmplelo, aunque eso te lleve todo el día, aquello que este fijado como Importante / Urgente será lo primero que deberás terminar, sentirás que el día ha sido productivo y te animara a seguir poniéndote objetivos a cumplir.
No comiences a sobreplanificar, comienza fijando objetivos que puedas cumplir, y según vayas avanzando, te fijaras nuevas metas que cumplir.
2ª) Concéntrate y Simplifica: Fija un tiempo de trabajo para cada tarea según su importancia, y respétalo, alterna tareas más complejas y que requieran mayor esfuerzo, cono otras más amenas, deja tiempos muertos para poder realizar un descanso o atender imprevistos que puedan surgir.
Evita las distracciones que nos hacen estar menos conectados, y con las que perdemos mucho tiempo, evita mirar el móvil o el correo cada 5 minutos, y fija márgenes de tiempo durante el día para consultarlo, las llamadas telefónicas son otro de los puntos en los que in darnos cuenta perdemos un tiempo precioso, además de distraernos en nuestro ritmo de trabajo, fija un horario para poder realizarlas.
“El en estos momentos estoy reunido y no le puedo atender déjeme el teléfono y le llamo en cuanto termine”, no nos llevara más de un minuto, y podremos incluirla en nuestra lista de tareas, para otro momento.
No realices varias tareas a la vez comienza con una y termínala en el tiempo fijado para continuar con otra, si no has conseguido terminarla deberías dejarla agendada o incluirla en tu lista de tareas para el día siguiente, según su importancia.
Tu espacio de trabajo deberá estar ordenado y disponer de las herramienta de trabajo necesaria para poder desempeñar la tareas sin distracciones, el disponer de un área de trabajo sobrecargada de diversos objeto, papeles etc., nos distraerá.
Analiza en que horas del día estas al 100X100, o son los tiempos en que mejor rendimiento tienes y aprovéchalos a para realizar aquellas tareas más Importantes / Urgentes, no todos somos iguales por lo que tendrás que averiguar que horas del día son las productivas para ti y en las que puedes concéntrate en las tareas más importantes.
Analiza el día a día y planifica el siguiente, simplifica tareas, por ejemplo no hace falta ir todos los días a la oficina de correos a enviar el correo si no es urgente, puedes ponerte un día y una hora para poder realizar esta tarea un día concreto en tu calendario.
Seguramente haya muchas tareas que no necesites hacer todos los días, incluso compromisos a los que puedas decir que no, y que puedas trasladar a días concretos.
3ª) Hábitos saludables: Aunque esto suena a tópico y que todos somos conscientes de ellos, la realidad es que no los prestamos mucha atención, por lo que te recuerdo alguno de los que están directamente relacionados con la productividad.
- Estar descansado, una persona adulta tiene que dormir entre 7 y 8 horas diarias, para que complete sus funciones regenerativas.
- Come alimentos saludables y evita las comidas copiosas, durante la jornada de trabajo, este tipo de alimentación provoca somnolencia y mermara nuestra concentración.
- Realiza pequeños descansos, entre tarea y tarea, nos ayudaran a estar más enfocados, está demostrado que por cada 2 horas de trabajo somos más eficientes si realizamos un descanso de 10 a 15 minutos, si no realizas ningún descanso conseguirá el efecto contrario serás menos productivo y te desconcentraras con facilidad.
- Y el más duro, levántate temprano para aprovechar el día, si lo conviertes en un habito, determinara tu actitud para el resto del día, podrás organizarte con calma y sin prisas.
Siguiendo estas pautas y estos sencillos pasos, conseguí en poco más de tres meses, cambiar mi vida y mi negocio, consiguiendo ser más productivo, fijar y centrar mis esfuerzos en lo realmente importante, he podido recuperar proyectos que tenía pendientes por falta de tiempo y ponerlos en marcha.